
Bureau virtuel CDMX
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- Catalogue des projets de ville intelligente et durable
Mexico City
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leur projet, merci de contacter secrétariat@we-gov.org
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Quelques faits
Ville :
5,000
Personnel participant en 2018
8.84million
Population de la ville
2016
Année de mise en œuvre
Région: Amérique latine et Caraïbes
PIB national par habitant (USD): 9,614 $ (FMI, 2018)
Population de la ville: 8.84 millions
Année de mise en œuvre: 2016
Indice Gini national: 43.4 (Banque mondiale, 2016)
Mots clés : MOBILITÉ ÉCONOMIQUE
Technologies utilisées: Google Drive, Google Hangouts, plate-forme de bureau virtuel
Source de financement : Gouvernement municipal
Cout du projet : Zero
Économies de projet: NA
Durée prévue du projet: Indéfini (actuellement pilote)
KPI: 95 employés du projet pilote ont sondé leur productivité, leurs dépenses et leur humeur à la suite du programme.
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Contexte et aperçu du projet
Mexico, avec sa population de plus de 8 millions d'habitants, a besoin de solutions pour alléger la pression sur les infrastructures de transport, tant publiques que privées. Une solution pour alléger la pression sur le réseau de transport qui n'implique pas directement des changements d'infrastructure est un changement de culture du travail.
Étant donné le nombre d'employés du gouvernement de Mexico, la réduction des déplacements des fonctionnaires du gouvernement peut avoir un impact substantiel. Gardant cela à l'esprit, la Direction générale de la gouvernance des technologies de l'information et de la communication (GDITGC) a conçu un projet pilote pour tester la faisabilité du télétravail du personnel, baptisé «Virtual Office CDMX» (Ciudad de México). Tirant parti des progrès des technologies de télétravail et du caractère abordable de ces technologies, y compris les outils gratuits proposés par Google, le projet présente de faibles barrières à l'entrée et les avantages potentiels en valent la peine, compte tenu du contexte urbain approprié.
Virtual Office CDMX vise à réduire les émissions de CO2, la congestion et la surpopulation dans les transports publics. Il a également le potentiel d'augmenter l'efficacité organisationnelle grâce à la définition de livrables spécifiques avec des résultats mesurés. Il espère améliorer la qualité de vie des bureaucrates et des citoyens en général et ainsi augmenter la productivité et l'habitabilité dans la ville.
Enfin, un contexte malheureux mais pertinent de Mexico qui concerne le CDMX du bureau virtuel est la vulnérabilité de la ville aux catastrophes naturelles. Son emplacement le rend vulnérable aux tremblements de terre et à l'activité volcanique. Pas plus tard qu'en septembre 2017, la ville de Mexico a été frappée par un tremblement de terre qui a tragiquement entraîné la perte de plus de 200 vies dans la ville et également d'importants dommages aux infrastructures. Les fonctionnaires utilisant déjà Virtual Office CDMX ont pu s'acquitter de bon nombre de leurs tâches sans se rendre au travail, allégeant ainsi le fardeau de l'infrastructure et permettant aux secouristes de s'acquitter de leurs tâches plus facilement. Alors que de plus en plus d'employés profitent de Virtual Office CDMX, cette atténuation devrait devenir plus évidente si de futures catastrophes se produisent. -
Planification et mise en oeuvre du projet
GDITGC a lancé le pilote en mai 2016 avec 95 employés sur une période d'un mois. La deuxième phase a été réalisée en juillet de la même année, le nombre d'employés étant passé à 350. Les employés ont adhéré sur une base purement volontaire pour ces deux premières phases. La plate-forme Virtual Office CDMX a été développée en interne par les ressources humaines de GDITGC, ne nécessitant aucun investissement supplémentaire sur le développement Web. GDITGC a également créé des manuels d'utilisation et des didacticiels vidéo pour éduquer et former les participants à l'utilisation de la plate-forme et des ressources nécessaires à l'utilisation de la plate-forme.
Les communications à distance sont principalement effectuées via les outils disponibles sur Google Hangouts, y compris les chats, les appels et la vidéoconférence; tandis que Google Drive est utilisé pour travailler sur des documents en collaboration. Les deux services sont gratuits lorsqu'ils sont utilisés dans leur forfait de base.
Pour l'instant, le télétravail existe sous deux formes: distance mixte et distance mobile. La distance mixte est disponible pour les bureaucrates éligibles dont les responsabilités peuvent raisonnablement être exercées à distance et qui disposent d'un ordinateur personnel à domicile avec une connexion Internet. Ces travailleurs ne font pas de télétravail tous les jours mais aux jours désignés par leurs supérieurs. La distance mobile est limitée aux managers, qui organisent des conférences avec les travailleurs, fournissent des informations sur les documents et vérifient leurs objectifs en temps réel.
Au fur et à mesure que le programme se développera, d'autres ministères qui ont manifesté leur intérêt pour le programme seront intégrés au projet et permettront à leurs employés de participer. D'ici la fin de 2018, on s'attend à ce que le nombre de fonctionnaires participants dépasse 5,000. -
Résultats du projet
Étant donné que les deux phases initiales de la mise en œuvre étaient à petite échelle (par rapport à ce que le projet deviendra finalement, étant donné la taille du Mexique, les deux premières phases de la mise en œuvre étant à petite échelle (par rapport à ce que le projet deviendra finalement compte tenu de la taille du gouvernement de Mexico), il n'y a pas encore suffisamment de données pour indiquer si Virtual Office CDMX a ou non les effets escomptés en termes d'avantages pour l'infrastructure, la congestion, l'environnement, la productivité, etc.
Cependant, la ville a considéré les sondages auprès des 95 employés participant au projet pilote comme un indicateur de rendement. Les résultats indiquent que les employés s'entendent sur les points suivants concernant le CDMX du bureau virtuel: augmentation de la productivité (51%), économie des participants (75%) et amélioration de leur humeur (80%). Parmi les participants qui ont économisé sur les frais de transport, 25.3% ont utilisé leur propre voiture, 33.3% ont utilisé les transports publics de grande taille (métro, bus, train léger sur rail), 10.7% ont utilisé des transports publics plus petits (minibus et taxis) et 30.7% ont utilisé certains combinaison.
Idéalement, d'ici la fin de 2018, avec l'objectif de 5,000 participants fixé, cela devrait s'avérer être un échantillon de population suffisamment important pour fournir des données très utiles pour évaluer davantage le résultat du projet pour Virtual Office CDMX. -
Recommandations de transfert
Les villes qui pourraient bénéficier le plus d'un tel projet seraient celles où la qualité de vie est particulièrement affectée par les déplacements. Les villes avec de longues distances de déplacement, une pollution élevée, des transports publics encombrés ou une forte congestion du trafic correspondraient à ce profil.
Pour une mise en œuvre réussie, les fonctionnaires doivent disposer d'ordinateurs personnels et d'Internet à la maison. Les villes où l'utilisation du mobile est le principal moyen d'accès à Internet ou où les niveaux de pénétration du haut débit sont faibles ne constitueraient pas un contexte idéal pour le transfert de politiques. En outre, les responsables de Mexico recommandent une mise en œuvre progressive du programme. L'adhésion des employés est nécessaire pour un engagement politique durable, et en introduire trop à la fois avant que la valeur ne soit démontrée pourrait conduire à l'échec. À cette fin, Mexico conseille également que le programme soit très flexible.
L'accès à des services gratuits tels que Google Drive et Hangouts est optimal pour réaliser des économies budgétaires, et dans le cas de Mexico, cela a été un facteur utile dans le succès du programme. Cependant, si nécessaire, d'autres services peuvent être mieux adaptés à certains contextes. Le personnel de GDITGC a également pu développer certaines solutions en interne pour réduire les coûts. De plus, un tel service devrait être prêt à établir des lignes directrices en matière de ressources humaines et des programmes de formation afin de doter efficacement les employés d'autres services de pouvoir utiliser le système. Un protocole clair doit également être établi tôt pour éviter des problèmes ultérieurs. -
Figures et images
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Liens externes